Ini adalah postingan pertama di tahun 2018, argh…. seharusnya tiap bulan minimal 1 posting. Oke tidak apa-apa, berarti harus diniatkan kembali untuk lebih banyak belajar menulis dan menulis. Beberapa hari ini kampus kami (Politeknik Pos Indonesia) sedang sertifikasi ISO 9001-2015 oleh perusahaan TUV, nah ada pertanyaan dari auditor khususnya ke saya, tentang perbedaan Dokumen dan Arsip.
Waktu ditanya lumayan sedikit termenung untuk membayangkan mana itu arsip dan mana itu dokumen, karena renungan kami terlalu lama (bilang aja ga tau a.k.a lupa), maka auditor menjelaskan secara singkat perbedaan keduanya sebagai berikut:
Dokumen adalah informasi yang tersimpan baik dalam kertas atau digital yang dapat dijadikan bahan rujukan. Misalnya: Surat Keputusan (SK), Dokumen Kurikulum (ini udah jelas namanya dokumen), SOP, dan lainnya. Intinya informasi didalamnya sebagai rujukan atau referensi untuk melakukan sesuatu. Jelas kalau SOP sebagai rujukan kita melakukan sesuatu, begitupun SK.
Arsip adalah informasi dari hasil kegiatan yang bukan dijadikan rujukan. Misalnya: laporan kegiatan pelatihan, surat masuk dan surat keluar, dan sejenisnya.
Lama penyimpanan dokumen dan arsip juga diatur oleh Peraturan Pemerintah yaitu Peraturan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 26 Tahun 2006 (saya lampirkan jika mau baca-baca), disana dijelaskan berapa lama arsip disimpan, sistem distribusi, dan lainnya. Misalnya untuk dokumen Proposal Penelitian di Perguruan Tinggi minimal 3 tahun dan selanjutnya bisa dimusnahkan.
Referensi:
- Erfi Ilyas (Auditor ISO 9001-2015) dari TUV
- Peraturan Mentri Pendidikan Nasional Republik Indonesia No. 26 Tahun 2006 download disini
- https://luk.staff.ugm.ac.id sumber Permen Diknas
- http://www.boku.ac.at gambar sampul
Persinggahan Supono 
Terima kasih berbgai ilmunya
Sama-sama semoga bermanfaat